Privacy policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Associazione PSICA, codice fiscale 96585060583, con sede in Viale Ribotta 11, 00144 Roma (RM). Per informazioni e per esercitare i diritti relativi ai dati personali è possibile scrivere a associazionepsica@gmail.com.

L’Associazione determina le finalità e le modalità dei trattamenti relativi alle proprie attività. L’accesso ai dati è riservato ai referenti autorizzati e ai fornitori coinvolti, nei limiti delle rispettive funzioni.

2. Ambito dell’informativa

La presente informativa riguarda la navigazione sul sito, le richieste di informazioni, le domande di adesione all’associazione e l’iscrizione alla newsletter. Gli eventuali percorsi psicologici, psicoterapeutici o sanitari sono oggetto dell’informativa del professionista incaricato, che gestisce autonomamente i dati relativi alla propria attività.

L’invio di una richiesta di informazioni non comporta l’adesione all’associazione né l’iscrizione alla newsletter. La newsletter e la riproduzione dei video YouTube richiedono scelte distinte e facoltative.

3. Dati, finalità e basi giuridiche

Navigazione e sicurezza

Durante la consultazione del sito vengono trattati dati tecnici, quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina consultata e informazioni sul browser, necessari a fornire il servizio e proteggerlo da abusi. Il trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Associazione al funzionamento e alla sicurezza del sito (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). I controlli antispam dei moduli utilizzano per un’ora un identificativo pseudonimizzato ricavato dall’IP; nel registro delle richieste non viene conservato l’indirizzo IP in chiaro.

Richieste di informazioni

Per rispondere alle richieste vengono trattati i dati forniti attraverso i moduli, le email e i contatti telefonici: nome, recapiti, argomento e contenuto del messaggio. Le richieste relative a un servizio sono gestite sulla base delle misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); la corrispondenza generale è gestita sulla base del legittimo interesse dell’Associazione a fornire un riscontro (lett. f).

Il conferimento dei dati è facoltativo. In assenza di un recapito valido o delle informazioni essenziali, l’Associazione non può rispondere.

I moduli di primo contatto sono destinati a richieste essenziali di informazioni e orientamento. Non devono essere utilizzati per trasmettere referti, diagnosi, documentazione clinica o altri dettagli sulla salute. L’eventuale contatto con un professionista viene concordato con l’interessato e prosegue secondo le modalità indicate dal professionista.

Adesione all’associazione e newsletter

Adesione all’associazione. Nome, cognome, indirizzo email e dati della domanda sono utilizzati per verificare il recapito e gestire la richiesta di adesione e le comunicazioni conseguenti. La gestione della domanda e del rapporto associativo si fonda sull’art. 6, par. 1, lett. b GDPR; gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali richiesti dalla legge si fondano sulla lett. c.

La conferma dell’indirizzo email non equivale all’ammissione all’associazione, che viene verificata dai suoi referenti. L’iscrizione alla newsletter richiede una scelta separata, facoltativa e non preselezionata.

Newsletter. L’indirizzo email viene utilizzato per inviare aggiornamenti sulle attività di Psica dopo il consenso e la conferma del recapito (art. 6, par. 1, lett. a GDPR). La scelta è documentata mediante il testo del consenso, la sua versione e le date di richiesta, conferma ed eventuale revoca.

È possibile disiscriversi attraverso il collegamento presente nelle comunicazioni o scrivendo all’Associazione. La revoca non incide sull’eventuale adesione all’associazione. La disiscrizione interrompe gli invii della newsletter; la cancellazione degli altri dati segue i criteri indicati al punto 5.

Le email automatiche di conferma e benvenuto sono inviate senza tracciamento individuale di aperture e clic. Restano i dati tecnici necessari a gestire la consegna dei messaggi.

4. Gestione dei dati e servizi utilizzati

I dati sono trattati con strumenti informatici e sono accessibili ai referenti autorizzati dell’Associazione. Per l’erogazione dei servizi sono utilizzati:

Xlogic, per l’hosting del sito, il database e la casella info@associazionepsica.it;
Brevo, per la trasmissione delle email generate dai moduli, le comunicazioni automatiche e la newsletter;
Google, per la casella Gmail dell’Associazione e, soltanto dopo il consenso dell’utente, per il lettore YouTube.

Xlogic e Brevo trattano per conto dell’Associazione i dati affidati loro per i rispettivi servizi, secondo le condizioni applicabili al trattamento dei dati. Per i servizi Google si applicano anche le condizioni e l’informativa del fornitore.

I messaggi ricevuti a info@associazionepsica.it rimangono nella casella Xlogic e vengono inoltrati in copia a associazionepsica@gmail.com. Le email automatiche sono inviate da info@associazionepsica.it; le risposte personali sono curate dai referenti e possono essere inviate dalla Gmail dell’Associazione.

Le domande di adesione e le registrazioni della newsletter sono conservate anche nel registro riservato del sito. I messaggi del modulo di semplice contatto vengono trasmessi per email tramite Brevo e non vengono duplicati in tale registro. I dati possono essere comunicati alle autorità nei casi previsti dalla legge. I contatti rivolti direttamente ai professionisti sono gestiti da questi ultimi secondo le proprie informative.

Ulteriori informazioni sono disponibili nelle informative di Xlogic, Brevo e Google.

I servizi Google prevedono trattamenti anche fuori dallo Spazio economico europeo. Google dichiara di utilizzare, per i trasferimenti verso gli Stati Uniti coperti dalla propria certificazione, il Data Privacy Framework UE-USA e, per gli altri trasferimenti che lo richiedono, le clausole contrattuali standard. Le garanzie sono descritte nella documentazione sui trasferimenti di Google.

Anche Brevo si avvale di società e subfornitori che possono operare fuori dallo Spazio economico europeo. Il suo accordo sul trattamento dei dati prevede clausole contrattuali standard e misure supplementari e indica, per i trasferimenti pertinenti, il Data Privacy Framework. L’accordo e l’elenco dei subfornitori sono consultabili nei termini Brevo, allegato 3. L’interessato può chiedere all’Associazione informazioni e una copia delle garanzie applicabili.

5. Conservazione

Corrispondenza ordinaria. I messaggi conservati sul telefono sono mantenuti per 90 giorni e le email per 180 giorni, dalla chiusura della richiesta o dall’ultimo riscontro. La cancellazione è effettuata manualmente dai referenti dell’Associazione e riguarda le copie presenti nelle caselle Xlogic e Gmail e sui dispositivi utilizzati. Questi termini non si applicano alla documentazione associativa o amministrativa soggetta a obblighi distinti, né agli archivi gestiti autonomamente dai professionisti.

Richieste senza conferma dell’indirizzo. I collegamenti di verifica per adesione e newsletter sono validi per sette giorni dall’invio. Le richieste rimaste senza conferma vengono rimosse dal registro del sito alla successiva esecuzione della procedura automatica di pulizia, programmata con frequenza giornaliera. La procedura non elimina le richieste già confermate, i dati dei soci o le copie dei messaggi conservate nelle caselle email.

Domande di adesione confermate. I dati sono utilizzati durante la gestione della domanda. Se l’adesione non viene completata, la documentazione della richiesta è conservata per 180 giorni dalla chiusura della pratica o dall’ultimo riscontro. La chiusura della pratica e la successiva cancellazione dal registro sono curate dai referenti autorizzati dell’Associazione. In caso di ammissione, i dati necessari sono conservati per la durata del rapporto associativo. Dopo la sua cessazione rimangono i documenti soggetti agli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali, per i termini previsti dalle disposizioni applicabili a ciascun documento.

Newsletter e revoca. Il recapito è utilizzato fino alla disiscrizione. La registrazione della revoca non comporta la cancellazione automatica del contatto: l’indirizzo rimane escluso dagli invii per rispettare la scelta. La documentazione necessaria a dimostrare il consenso e la sua revoca è conservata per 24 mesi dalla revoca, con accesso riservato e senza utilizzo per ulteriori invii. La revisione e la cancellazione dei dati non più necessari sono curate dai referenti autorizzati dell’Associazione; il blocco del recapito resta utilizzato soltanto per rispettare la disiscrizione. Gli eventuali dati associativi della stessa persona restano soggetti ai criteri del rapporto associativo.

Registri tecnici. I registri delle email transazionali in Brevo sono conservati per un mese; per le nuove email non vengono memorizzate le anteprime del contenuto. Per i registri di accesso e sicurezza gestiti dall’hosting, Xlogic indica come criterio di conservazione il tempo tecnico necessario all’analisi della sicurezza. I dati riferiti a uno specifico incidente sono utilizzati soltanto per ricostruirlo, gestirlo e adempiere agli obblighi conseguenti; non sono utilizzati per profilare i visitatori.

Copie di sicurezza. Il servizio di hosting conserva punti di ripristino periodici e copie storiche separate. La loro sostituzione è gestita da Xlogic; la durata delle copie storiche non coincide necessariamente con quella dei punti di ripristino ordinari. La cancellazione dai sistemi in uso non determina la rimozione immediata dalle copie già create, che sono riservate al ripristino e non vengono utilizzate per nuovi invii o ulteriori finalità. Le copie straordinarie create per il passaggio al nuovo sito sono conservate separatamente fino alla verifica del completamento del passaggio e per i successivi 90 giorni; la loro rimozione è curata dai referenti incaricati dell’Associazione. In caso di ripristino saranno riapplicate le cancellazioni dei dati e le revoche dei consensi già registrate.

La conservazione ulteriore per uno specifico obbligo di legge o per una controversia riguarda soltanto i dati necessari e termina quando viene meno tale esigenza.

6. Diritti delle persone

Nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15–22 del GDPR, l’interessato può richiedere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità; può inoltre opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Le procedure automatiche di conferma e invio delle email non assumono decisioni sull’ammissione all’associazione, che resta affidata ai suoi referenti.

Le richieste relative ai trattamenti dell’Associazione possono essere inviate a associazionepsica@gmail.com. Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dalla ricezione. Nei casi previsti dal GDPR, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi; l’interessato viene informato della proroga e dei motivi entro il primo mese.

Per i trattamenti autonomi dei professionisti è possibile utilizzare i recapiti indicati nelle rispettive schede. Resta il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

7. Collegamenti, cookie e aggiornamenti

I video YouTube vengono caricati soltanto dopo il consenso e all’apertura del video selezionato. La scelta può essere modificata o revocata attraverso Preferenze video YouTube, presente nel piè di pagina. Modalità e durata delle preferenze sono descritte nella Cookie policy.

La mappa utilizza risorse ospitate sul sito, ricavate da Natural Earth e OpenStreetMap: la sua consultazione non richiede la geolocalizzazione dell’utente né collegamenti a questi servizi. L’apertura di collegamenti verso siti esterni comporta l’applicazione delle rispettive informative. Questa informativa viene aggiornata in caso di modifiche ai trattamenti descritti.

Riferimento: Regolamento (UE) 2016/679.